Quelles sont les charges imputables au locataire ?

Dans le cadre de la mise en location d'un bien en copropriété, certaines dépenses sont à la charge du locataire. Le montant des charges locatives dépend du logement, de l'immeuble et des services offerts. D'autres charges de copropriété sont réglées uniquement par le propriétaire. En cas de litige au niveau du calcul des charges, le locataire peut se retourner contre son bailleur.

Liste détaillée des charges récupérables

Les charges locatives récupérables correspondent aux dépenses d'entretien courant et aux frais liés aux services de la copropriété.

Entretien et petites réparations

L'entretien des parties communes est à la charge du locataire. Cela concerne :

• les espaces extérieurs (voies de circulation, aires de jeux, espaces verts, etc.) ;

• les parties communes intérieures (entretien des tapis, des appareils de propreté, les frais de personnel d'entretien) ;

• l'éclairage des parties communes.

Charges liées aux équipements collectifs

Les équipements collectifs font l'objet de charges récupérables.

• Ascenseur et monte-charge : le propriétaire bailleur peut récupérer les charges liées à l'entretien courant de l'ascenseur et du monte-charge. Attention, le remplacement de ces équipements reste à la charge du propriétaire.

• Chauffage collectif : le chauffage fait partie des frais liés aux services dont le locataire bénéficie. Logiquement, c'est à lui que revient le paiement de la facture de chauffage pour son logement.

• Eau froide et eau chaude : là encore, le locataire bénéficie de la distribution de l'eau, qu'il s'agisse d'un logement meublé ou d'un logement vide (si vous louez un bien meublé, lisez nos articles sur le

  calcul d'amortissement en LMNP et sur les taxes en location meublée).

• Climatisation collective : lorsque l'immeuble est doté d'une climatisation collective, le propriétaire est en droit de demander au locataire d'en assumer les frais d'entretien.

Taxes et impôts récupérables

En copropriété, trois taxes et impôts sont récupérables :

• la taxe d'enlèvement des ordures ménagères ;

• la redevance d’assainissement ;

• la taxe de balayage.

L'employé d'immeuble

Il s'agit ici d'un cas spécifique pour la répartition des charges entre locataires et propriétaires.

• Lorsqu'il s'agit d'un employé d'immeuble, le salaire et les charges sociales sont récupérables en totalité.

• Lorsqu'il s'agit d'un gardien d'immeuble ou d'un concierge avec un logement de fonction, les charges sont récupérables auprès du locataire à hauteur de 75 % si l'employé nettoie les parties communes et sort les poubelles. La répartition des charges est différente lorsqu'il n'effectue qu'une de ces deux tâches. Cette fois, seuls 40 % sont des salaires et charges récupérables.

Les charges non récupérables : ce que le locataire n’a pas à payer

Certaines charges de copropriété ne pourront jamais être à la charge du locataire, qu'il soit en location vide ou meublée. Pourtant, certains propriétaires facturent des charges non récupérables, une régularisation se fera à la demande du locataire.

Liste des charges non imputables au locataire

Parmi les charges non récupérables auprès des locataires figurent :

• les gros travaux et réparations majeures (remplacement de l'ascenseur ou de la chaudière, des portes et fenêtres, etc.) ;

• le ravalement de façade ;

• la mise aux normes des équipements, qu'il s'agisse de l'ascenseur, de l'électricité dans les parties communes ou privatives, etc. ;

• la taxe foncière ;

• les frais de gestion : le propriétaire ne peut imputer au locataire les dépenses d'administration. Tous les frais de gestion de la copropriété et les honoraires du syndic de copropriété sont entièrement à sa charge ;

• l'assurance du propriétaire non occupant.

Cas particuliers : les abus les plus fréquents

Ces charges sont qualifiées "d'abusives" lorsque le propriétaire les facture à tort. C'est le cas par exemple de charges dont la nécessité n'est pas justifiée. Par ailleurs, les litiges concernent également les charges dont le montant est excessif, par exemple concernant l'électricité. Le propriétaire est tenu d'envoyer un décompte des charges pour permettre au locataire de vérifier les montants.

Pour contester la régularisation annuelle des charges, le locataire est en droit de demander tous les justificatifs au propriétaire et de demander le remboursement des sommes injustifiées.

Dans un premier temps, la démarche est amiable. Lorsque le propriétaire ne donne pas suite, le locataire lui adresse une lettre recommandée avec avis de réception pour contester les charges indues et demander la révision du décompte de charges.

Sans réponse du propriétaire, le locataire s'adresse à la Commission départementale de conciliation (CDC).

En dernier recours, le locataire saisit le tribunal d'instance.

Le locataire peut-il arrêter de payer le loyer lorsqu'il n'est pas en accord avec son propriétaire ? La réponse est non. Il se mettrait en faute. Mieux vaut privilégier la voie légale pour résoudre un litige.

Comprendre les charges imputables au locataire

Revenons sur la définition des charges récupérables en matière de location en copropriété et sur les catégories de charges imputables au locataire.

Qu'est-ce qu'une charge récupérable ?

Les charges locatives récupérables d'un logement représentent les charges payées par le propriétaire qu'il est en droit de se faire rembourser par son locataire.

La répartition des charges entre propriétaire et locataire est encadrée par la loi. Le décret n°87-713 du 27 août 1987 liste de manière exhaustive les charges récupérables. Trackstone vous conseille de vous renseigner en amont afin d'éviter tout litige avec vos locataires. Certaines charges sont entièrement récupérables. D'autres à l'image des rémunérations du gardien ou du concierge ne sont récupérables qu'en partie.

Les différentes catégories de charges récupérables

Les charges récupérables peuvent être classées en 4 catégories :

• les charges liées aux services et à l'entretien des équipements collectifs

  (ascenseur, chauffage collectif, eau, etc.) ;

• les charges d'entretien courant et de réparations mineures ;

• les taxes et redevances récupérables (ordures ménagères, assainissement) ;

• les charges de personnel.

Mode de paiement et régularisation des charges locatives

Les charges du propriétaire sont définies dans le budget prévisionnel voté chaque année en assemblée générale. Le bailleur procède au calcul des charges locatives pour en demander le paiement au locataire du logement. Charges forfaitaires, provisions, régularisation, Trackstone vous éclaire sur la facturation des charges au locataire.

Charges forfaitaires vs provisions pour charges

Le bailleur dispose de deux possibilités :

• le forfait : la somme est fixe chaque mois. Le montant ne pourra être ajusté en fin d'année. Pour le locataire, cela évite toute mauvaise surprise. En revanche, il doit s'assurer que le montant facturé n'est pas disproportionné au regard des charges réellement payées par le propriétaire conformément à l'article 8-1 de la loi du 6 juillet 1989 ;

• la provision sur charges : chaque mois, le locataire paie des charges estimées. Selon la dépense réellement engagée par le propriétaire, une régularisation des charges a lieu en fin d'année. Elle peut être en faveur du locataire ou du propriétaire.

Comment se passe la régularisation des charges ?

Les charges doivent être régularisées une fois par an lorsque le montant réel est connu. Un mois avant la régularisation annuelle, le propriétaire est tenu de communiquer au locataire le décompte détaillé des charges locatives et le mode de répartition entre les logements. Toutes les pièces justificatives sont tenues à la disposition du locataire durant 6 mois suite à l'envoi du décompte.

Les deux parties disposent d'un délai de 3 ans pour le paiement des charges complémentaires au propriétaire ou la régularisation en faveur du locataire. Attention toutefois, la régularisation tardive peut être remise en cause lorsqu'elle est consécutive à une faute du propriétaire.

Calcul et estimation des charges locatives

L'estimation des charges locatives doit être réalisée avec soin afin de facturer au locataire le montant le plus proche possible de la réalité.

Comment estimer le montant de ses charges ?

Pour fixer le montant des charges provisionnelles, le plus simple est de se référer aux montants payés l'année précédente. Cela donne une idée concrète des charges mensuelles. Pour calculer le montant de l'électricité par exemple, consultez la consommation des années précédentes pour faire une évaluation.

Lorsque vous êtes propriétaire pour la première fois, demandez au vendeur de vous communiquer les informations nécessaires.

Avec Trackstone, vous achetez des logements déjà loués. Aussi, vous bénéficiez d'une antériorité vous permettant de mieux estimer le montant des charges récupérables.

En revanche, lorsque vous achetez un appartement dans un immeuble neuf, l'estimation est plus complexe. Quand certaines charges sont prévisibles (imposition, gardien d'immeuble, entretien courant de la résidence, charges administratives, etc.), il reste plus difficile d'estimer la consommation d'eau et d'énergie. Consultez vos fournisseurs d'énergie et d'eau pour faire une estimation selon la nature du logement, le nombre d'occupants, etc.

Peut-on anticiper une augmentation des charges ?

Les charges peuvent évoluer en cours d'année. Un hiver plus froid impacte l'utilisation du chauffage et augmente la facture. La production d'eau chaude peut être impactée par la présence de nouvelles personnes dans le logement. Des travaux d'entretien imprévus peuvent, une fois de plus, impacter défavorablement le montant des charges et la somme répercutée sur le locataire.

Lorsque le locataire estime que la régularisation pourrait être trop importante, il est tout à fait en droit de contacter son propriétaire pour lui demander de réévaluer la provision des charges chaque mois. Toutefois, ce dernier n'est en aucun cas contraint de répondre favorablement à sa demande.

Cas pratiques et erreurs à éviter

En tant que propriétaire, pour conserver vos locataires et éviter tout risque de vacance locative, nous vous conseillons d'être vigilant quant au calcul des charges récupérables. Évitez tout risque de litige avec vos locataires pour un investissement locatif plus serein.

Exemples concrets de litiges liés aux charges locatives

Les litiges liés aux charges récupérables résultent généralement d'une erreur de calcul des propriétaires. C'est d'autant plus le cas lorsqu'ils achètent un bien immobilier locatif pour la première fois. Si le versement demandé en complément des charges déjà payées chaque mois est erroné, il suffit de régulariser le montant pour ne pas entrer dans un conflit.

Certains propriétaires réclament à leurs locataires des charges qui sont en réalité non récupérables. C'est le cas de travaux lourds ou liés à la vétusté de l'immeuble. La solution est une fois de plus de revoir le mode de calcul de charges.

Comment éviter les mauvaises surprises ?

Pour éviter de mauvaises surprises en fin d'année, il est conseillé aux locataires de :

• vérifier le bail avant signature : le contrat de location doit faire figurer le montant des charges et la manière dont elles sont facturées (au forfait ou via un système de provisions avec une régularisation en fin d'année) ;

• demander des justificatifs : le propriétaire doit tenir à la disposition du locataire tout document justifiant les dépenses réalisées au cours de l'année civile. S'il omet de les transmettre, le locataire est en droit d'en faire la demande.

Avec Trackstone, vous disposez d'une solution pertinente pour investir. Vous achetez des logements certifiés et déjà loués. Les locataires sont vérifiés pour vous assurer de leur solvabilité et vous connaissez déjà votre rendement locatif. Si vous appréciez les solutions clé en main pour vos investissements locatifs (en location meublée ou vide), pourquoi ne pas opter pour la gestion locative ? Vous déléguez entièrement la gestion de votre investissement et n'avez pas à vous préoccuper du calcul des charges et du paiement des loyers.