Politique de Confidentialité

Introduction

Chez Trackstone, la protection de vos données personnelles est une priorité et l’une de nos valeurs essentielles.

Le but de cette politique de confidentialité est de vous informer sur les modalités selon lesquelles nous traitons vos données personnelles en conformité avec le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après le « RGPD »).

1. Qui sommes-nous ?

La société Trackstone, société par actions simplifiée à capital variable au capital de 1 331,26 euros, dont le siège social est au 19 Quai de rive neuve, 13007 Marseille, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Marseille sous le numéro 893 431 585, représentée par M. Florent Vaudelin, en sa qualité de Président (« Trackstone »).

Trackstone a développé une plateforme (la « Plateforme »), accessible depuis le site https://www.trackstone.fr/ (le « Site ») permettant à ses utilisateurs de rechercher des biens immobiliers loués pour des investissements locatifs, de les acheter et de les vendre.

Vous pouvez joindre Trackstone par email à l’adresse suivante : contact@trackstone.fr.

2. Qu’est-ce qu’une donnée personnelle ?

Lors de votre utilisation du site Internet « Trackstone » (ci-après : le « Site »), nous pouvons être amenés à vous demander de nous communiquer des données personnelles vous concernant afin d’utiliser nos services.

Une donnée personnelle désigne toute information relative à une personne physique permettant de l’identifier directement tels que son nom, son prénom, son adresse postale ou e-mail, ou indirectement tel qu’un identifiant Utilisateur, une adresse IP, des données de navigation, etc.

3. Qui est le responsable de traitement?

Le responsable de traitement est la société Trackstone, société par actions simplifiée, immatriculée au RCS Marseille sous le n°893 431 585 et dont le siège social est situé au 19 Quai de rive neuve, 13007 Marseille (ci-après « Nous »).

4. Quelles données collectons-nous et dans quelles circonstances ?

Dans le cadre de notre activité, nous sommes amenés à recueillir un certain nombre d’informations vous concernant. Ces informations relèvent des catégories suivantes :

• Des données d’identification (notamment vos nom, prénoms, adresse email et postale, numéro de téléphone)
• Des données de connexion (par exemple adresse IP, logs)
• Des données relatives à vos demandes de prospections (notamment vos nom, prénoms, adresse email et adresse de vente)
• Des données relatives à vos investissements

Lorsque vous déposez les pièces de votre bien dans la bibliothèque documentaire de votre espace vendeur (titre de propriété, pièce d'identité, diagnostics techniques, PV et règlement de copropriété, avis de taxe foncière, appels de fonds et charges, baux et quittances, etc.), nous collectons les données contenues dans ces documents :

• Des données d'identité du vendeur (votre pièce d'identité peut comporter votre photographie, le numéro du document, votre date et lieu de naissance) ;
• Des données patrimoniales et financières relatives au bien (prix, taxe foncière, charges) ;
• Des données concernant des tiers figurant dans les documents (copropriétaires nommés dans les PV d'assemblée générale, locataires mentionnés dans les baux et quittances, notaire, syndic).

Les pièces obligatoires à la mise en vente vous sont clairement indiquées au moment du dépôt.

Ces données peuvent être collectées quand vous vous connectez à notre Site et quand vous utilisez nos Services.
Pour plus de clareté, les données obligatoires sont indiquées clairement lorsque vous nous fournissez vos données.

5. Utilisation de vos données à caractère personnel

Sur quel(s) fondement(s) vos données sont-elles collectées et utilisées ?

Contrat :
Cette collecte est nécessaire afin d’exécuter le contrat conclu lorsque vous utilisez nos Services sur notre Application

Intérêt légitime :
Lorsque vous nous fournissez volontairement des données personnelles, nous les collectons afin de mieux répondre à vos demandes d’information sur notre Site.

Obligation légale :
Lorsque le traitement de vos données est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle nous sommes soumis

Tableau récapitulatif des finalités pour lesquelles Trackstone collecte et traite vos données personnelles, avec leur base légale correspondante :

Finalités	Bases légales
Constitution de votre compte utilisateur sur la Plateforme	Exécution du contrat qui vous lie à Trackstone, à savoir les conditions générales d'utilisation de la Plateforme
Envoi de la newsletter	Votre consentement
Répondre à vos demandes d’information	Intérêt légitime de Trackstone à maintenir son service
Gestion des demandes d’exercice de droits	Obligation légale
Gestion des demandes de suppression de compte	Exécution du contrat qui vous lie à Trackstone, à savoir les conditions générales d'utilisation de la Plateforme
Maintenance de la plateforme	Intérêt légitime de Trackstone à maintenir la Plateforme
Réception et conservation des pièces du bien déposées dans l'espace vendeur	Exécution du contrat qui vous lie à Trackstone, à savoir le mandat de vente
Vérification de votre identité en tant que vendeur	Obligation légale (obligations de lutte contre le blanchiment applicables à notre activité d'agent immobilier)
Classement automatique des documents et extraction de métadonnées (voir la section dédiée au traitement automatisé)	Intérêt légitime de Trackstone à organiser et fiabiliser le traitement des dossiers de vente
Mise à disposition des pièces à notre équipe en charge de la vente	Exécution du contrat (mandat de vente)
Partage de pièces avec des acquéreurs qualifiés, sous contrôle d'accès et traçabilité	Intérêt légitime de Trackstone à mener la transaction à son terme

6. Qui sont les destinataires de vos données ?

Auront accès à certaines de vos données à caractère personnel, uniquement pour les besoins des traitements décrits dans la présente politique :

(i) Notre équipe,
(ii) Nos sous-traitants : prestataire d’hébergement (Google Cloud Platform, UE), prestataire de mesure et d’analyse d’audience (Google LLC / Google Analytics, États-Unis), prestataire de messagerie in-app et de communication adaptée (Customer.io, États-Unis), prestataire d’analyse produit et d’enregistrement de session (PostHog Inc., États-Unis), prestataire d’envoi de newsletter, outil CRM et prestataire d’outil de relation client, outil de suivi des erreurs techniques (Functional Software Inc. / Sentry, États-Unis), prestataire de vérification par SMS (Twilio Inc., États-Unis), prestataire d’authentification (Google LLC / Firebase, États-Unis), prestataire de cartographie (Google LLC / Google Maps, États-Unis), prestataire d’avis clients (Trustpilot A/S, Danemark), prestataire de protection anti-robots (Google LLC / reCAPTCHA, États-Unis),
(iii) Les organismes publics et privés, exclusivement pour répondre à nos obligations légales.

Sans oublier les auxiliaires de justice (huissiers, notaires, etc), les officiers ministériels et les organismes chargés d’effectuer le recouvrement de créances.

Pour la bibliothèque documentaire de l'espace vendeur, auront également accès à vos données :
(i) Notre équipe en charge de la vente, dans le cadre d'un accès restreint et tracé ;
(ii) Le cas échéant, les acquéreurs qualifiés, selon des règles d'accès définies et limitées aux pièces nécessaires ;
(iii) Nos prestataires d'intelligence artificielle assurant le traitement des documents (actuellement Google / Gemini et Mistral AI), ainsi que notre prestataire d'hébergement (Google Cloud, Union européenne).

Vos données à caractère personnel ne feront jamais l’objet de cessions, locations ou échanges au bénéfice de tiers.

7. Pour quelle(s) finalité(s) vos données sont-elles collectées et utilisées ?

• Fournir nos services disponibles sur notre Site
• Constituer un fichier utilisateurs, inscrits et prospects.
• Suivre la relation avec nos clients et répondre aux demandes d'informations
• Adresser des newsletters, sollicitations et messages promotionnels
• Personnaliser les réponses à vos demandes d’information.
• Se conformer aux obligations légales applicables à notre activité
• Gérer les demandes d’exercice de droits

8. Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

Données collectées pour fournir nos services sur le Site
Vos données sont conservées pour toute la durée de votre compte et augmentée d’un délai de 3 ans à compter de la suppression de votre compte.

Données collectées pour suivre la relation client, effectuer de la prospection auprès de nos client, déveloper et promouvoir notre activité
Les données sont conservées pendant toute la durée de la relation commerciale et sont supprimées à l’expiration d’un délai de 3 ans à compter de la fin de la relation commerciale.

Données collectées à des fins de prospection
Les données sont conservées pendant un délai de 3 ans à compter de votre dernier contact.

Données nécessaires à des fins légales et de preuve
Les données sont archivées à des fins probatoires pendant une durée de 5 ans. Les factures et mandats sont archivées pendant une durée de 10 ans.

En cas d’exercice de vos droits
Si nous vous demandons un justificatif d’identité : nous le conservons seulement pendant le temps nécessaire à la vérification d’identité. Si vous exercez votre droit d’opposition à recevoir de la prospection : nous conservons cette information 3 ans.

Documents déposés dans l'espace vendeur
Les pièces de votre bien et les métadonnées associées sont conservées pendant la durée nécessaire à la vente. Au-delà, elles sont conservées conformément à nos obligations légales et professionnelles : les mandats sont archivés pendant 10 ans et les documents nécessaires à des fins légales et de preuve sont archivés pendant 5 ans. Le texte brut extrait des documents n'est pas conservé : seules la description et les métadonnées produites par le traitement automatisé sont stockées.

9. Politique relative aux cookies et autres traceurs

Qu’est-ce qu’un cookie ou un traceur ?

Un cookie est un petit fichier texte qui est téléchargé sur votre ordinateur lorsque vous consultez certains sites web et qui permet à un site web de reconnaître l’ordinateur d’un utilisateur. Les cookies sont utilisés pour aider les utilisateurs à naviguer sur les sites web plus efficacement et pour utiliser certaines fonctionnalités, ainsi que pour fournir des informations aux propriétaires du site web.

Les cookies sont le dispositif le plus utilisé par les sites web mais il existe aussi d’autres technologies permettant d’analyser les connexions d’un utilisateur et qui sont dénommées de façon générique « traceurs » (local storage ,local shared object etc.).

Quels cookies et autres traceurs sont utilisés sur le Site ?

La liste ci-dessous recense les cookies et autres traceurs utilisés par le Site, ainsi que leur finalité et leur durée de conservation :

Nom du Cookie ou du traceur	Finalité	Durée de conservation	Base légale
Sentry	Suivi des erreurs techniques, des performances et des dysfonctionnements de la Plateforme. Données collectées : traces d’erreurs, informations sur le navigateur, adresse IP, identifiant utilisateur, adresse e-mail. Sous-traitant : Functional Software Inc. (États-Unis), encadré par le Data Privacy Framework EU-US et les Clauses Contractuelles Types.	90 jours	Intérêt légitime de Trackstone à garantir la sécurité et le bon fonctionnement de la Plateforme (article 6(1)(f) du RGPD, considérant 49)
Axeptio	Conservation de vos choix relatifs aux cookies	12 mois	Intérêt légitime de Trackstone à conserver vos choix relatifs aux cookies
trackstoneutk	Ce cookie permet de suivre l’identité d’un visiteur sur Trackstone. Il contient un identifiant opaque représentant le visiteur courant.	6 mois	Intérêt légitime de Trackstone
Intercom	Fenêtre de conversation et messagerie client	9 mois	Votre consentement
Customer.io	Mesure d’audience et communication adaptée via messages in-app	12 mois	Votre consentement
Google Analytics	Mesure d’audience	13 mois	Votre consentement
PostHog	Mesure d’audience, analyse produit, enregistrement de session	12 mois (événements) ; 30 jours (enregistrements de session)	Votre consentement
Google conversion Linker	Suivi des conversions Google Ads et des audiences	90 jours	Votre consentement
Google Ads	Suivi des conversions Google Ads et des audiences	90 jours	Votre consentement
Facebook Pixel	Suivi des conversions Facebook Ads et des audiences	3 mois	Votre consentement
HubSpot	Gestion de la relation client et suivi des conversions	13 mois	Votre consentement
Google reCAPTCHA v3	Protection contre les robots et les soumissions frauduleuses de formulaires. Données collectées : score de risque, type d'action, adresse IP. Sous-traitant : Google LLC (États-Unis).	Durée de la session	Intérêt légitime de Trackstone à garantir la sécurité de la Plateforme
Google Maps	Affichage de cartes et localisation des biens immobiliers. Données collectées : interactions avec la carte, données de géolocalisation. Sous-traitant : Google LLC (États-Unis).	Durée de la session	Exécution du contrat
Trustpilot	Affichage des avis clients et de la note de confiance. Données collectées : identifiant de l'entreprise, interactions avec le widget. Sous-traitant : Trustpilot A/S (Danemark).	180 jours	Intérêt légitime de Trackstone à afficher sa réputation
Twilio Verify	Vérification du numéro de téléphone par SMS lors de l'inscription. Données collectées : numéro de téléphone, code de vérification. Sous-traitant : Twilio Inc. (États-Unis).	Durée de la vérification	Exécution du contrat
Firebase Authentication	Authentification des utilisateurs et gestion des sessions. Données collectées : identifiant utilisateur, jeton d'authentification. Sous-traitant : Google LLC (États-Unis).	Durée de la session	Exécution du contrat

La durée de conservation des données collectées par le biais de cookies est variable mais n’excède pas 13 mois. Les données recueillies ne sont pas cédées à des tiers ni utilisées à d’autres fins. Les données personnelles issues des cookies pourront être conservées pendant une durée maximale de 25 mois. A l’issu de ce délai, elles seront supprimées.

Comment bloquer ou supprimer des cookies ?

Votre navigateur Internet peut vous permettre de bloquer ou supprimer des cookies placés par le Site. La fonction Aide de votre navigateur doit vous en indiquer la marche à suivre. À défaut, vous pouvez visiter le site internet www.allaboutcookies.org qui donne des informations générales sur les cookies et la manière dont vous pouvez les gérer sur votre ordinateur.

Veuillez noter que si vous désinstallez un cookie ou si vous vous opposez à l’installation de cookies sur votre machine, vous risquez de ne pas être en mesure de bénéficier de certains des services du Site et de la Plateforme.

10. Sécurité et Hébergement

Nous (et nos sous-traitants) avons pris toutes les précautions nécessaires, ainsi que les mesures organisationnelles et techniques appropriées pour préserver la sécurité, l’intégrité et la confidentialité de vos données à caractère personnel.

Vos données sont hébergées et stockées pendant toute la durée de leur traitement sur les serveurs de la société Google Cloud Platform situés dans l’Union européenne.

11. Transferts hors de l’Union européenne

Bien que vos données soient hébergées dans l’Union européenne (voir section 10), certains de nos sous-traitants (voir article « Qui sont les destinataires de vos données ? ») peuvent être amenés à traiter ou accéder à vos données depuis des pays situés hors de l’Union Européenne, notamment les États-Unis, dans le cadre de services spécifiques (suivi des erreurs, vérification par SMS, relation client, suivi des conversions, mesure d’audience et analyse produit). Le transfert de vos données dans ce cadre est sécurisé au moyen des outils suivants :

• Le Data Privacy Framework EU-US (décision d’adéquation de la Commission européenne du 10 juillet 2023), lorsque le sous-traitant est certifié au titre de ce cadre ;
• Les clauses contractuelles types entre un responsable de traitement et un sous-traitant approuvées par la Commission européenne (décision d’exécution 2021/914).

Par ailleurs, un accord de traitement des données (DPA) conforme à l’article 28 du RGPD a été conclu avec chaque sous-traitant afin d’encadrer le traitement des données personnelles. Lorsque des données sont transférées hors de l’UE, ces accords sont complétés par les mécanismes de transfert mentionnés ci-dessus.

S'agissant du traitement des documents de l'espace vendeur par nos prestataires d'intelligence artificielle, l'un d'eux (Google / Gemini) peut être amené à traiter ou accéder à vos données depuis un pays situé hors de l'Union européenne, notamment les États-Unis ; ce transfert est sécurisé par les mécanismes mentionnés ci-dessus (Data Privacy Framework EU-US lorsque le sous-traitant est certifié, et, à défaut, clauses contractuelles types). L'autre (Mistral AI), société française, traite vos données par défaut au sein de l'Union européenne ; selon la fonctionnalité utilisée, certaines données peuvent toutefois faire l'objet de transferts ponctuels hors de l'Union européenne, encadrés par les mécanismes mentionnés ci-dessus (clauses contractuelles types).

12. Quels sont vos droits sur vos données ?

Droit à l’information
C’est justement la raison pour laquelle nous avons rédigé la présente charte

Droit d’accès
Vous avez le droit d’accéder à tout moment à l’ensemble de vos données à caractère personnel

Droit de rectification
Vous avez le droit de rectifier à tout moment vos données à caractère personnel inexactes, incomplètes ou obsolètes

Droit à la limitation
Vous avez le droit d’obtenir la limitation du traitement de vos données à caractère personnel dans certains cas définis à l’art.18 du RGPD

Droit à la portabilité
Vous avez le droit de recevoir vos données à caractère personnel dans un format lisible et d’exiger leur transfert au destinataire de votre choix

Droit à l’oubli
Vous avez le droit d’exiger que vos données à caractère personnel soient effacées, et d’en interdire toute collecte future

Droit d’introduire une réclamation
Auprès d’une autorité de contrôle compétente (en France, la CNIL), si vous considérez que le traitement de vos données à caractère personnel constitue une violation des textes applicables

Droit d’opposition
Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel. Notez toutefois que nous pourrons maintenir leur traitement malgré cette opposition, pour des motifs légitimes ou la défense de droits en justice.
S’agissant de la prospection, vous pouvez vous y opposer à tout moment via le lien de désinscription situé au bas de chacun de nos emails de prospection.

Droit de définir des directives après votre mort
Relatives à la conservation, à l'effacement et à la communication de vos données à caractère personnel, et désignant une personne chargée de leur exécution le cas échéant.
Vous pourrez les transmettre à un tiers de confiance numérique certifié par la CNIL lorsqu’il s’agit de directives générales, ou au aux coordonnées ci-dessous pour vos directives spécifiques.
Vous pouvez modifier ou révoquer vos directives à tout moment.

Vous pouvez exercer les droits ci-dessus en nous écrivant à privacy@trackstone.fr
Ou à l’adresse suivante, pour les adeptes de la plume : Trackstone - 19 Quai de rive neuve, 13007 Marseille

Vous devez, à cette occasion, justifier de votre identité par tout moyen. Si nous avons des doutes quant à votre identité, nous pourrons vous demander des informations supplémentaires apparaissant nécessaire y compris, le cas échéant, une copie d’un titre d’identité signé.

13. Traitement automatisé de vos documents (espace vendeur)

Comment vos documents sont-ils traités automatiquement ?

À chaque dépôt dans la bibliothèque documentaire, vos documents sont analysés par un système automatisé reposant sur l'intelligence artificielle, dans une finalité simple : reconnaître le type de chaque pièce et en extraire une description et des métadonnées, afin de la ranger correctement dans votre dossier de vente. Nous faisons appel pour cela à des prestataires d'intelligence artificielle (actuellement Google / Gemini et Mistral AI).

Une décision est-elle prise automatiquement à mon sujet ?

Non. Ce traitement automatisé est uniquement une aide au classement. La validation ou le refus de vos documents est toujours réalisé par nos équipes. Aucune décision produisant des effets juridiques vous concernant ou vous affectant de manière significative n'est prise de façon exclusivement automatisée, au sens de l'article 22 du RGPD.

Quelles garanties s'appliquent ?

Pour limiter la conservation de données personnelles en clair, nous conservons la description et les métadonnées produites par l'intelligence artificielle, mais pas le texte brut extrait des documents. Vos fichiers sont chiffrés, hébergés dans l'Union européenne et accessibles uniquement à l'équipe en charge de la vente, ainsi que, le cas échéant, aux acquéreurs qualifiés sous accès contrôlé. Conformément à nos obligations, le recours à l'intelligence artificielle décrit ci-dessus n'entre pas dans le champ des obligations de transparence spécifiques du règlement européen sur l'intelligence artificielle applicables aux systèmes conversationnels ou de génération de contenu, s'agissant d'un traitement de classement interne.

14. Données concernant des tiers

Comment traitons-nous les données de tiers présentes dans vos documents ?

Certains documents que vous déposez contiennent des données relatives à des personnes qui ne les ont pas remises elles-mêmes (copropriétaires nommés dans des procès-verbaux d'assemblée générale, locataires mentionnés dans des baux et quittances, notaire, syndic). Lorsque l'information individuelle de ces personnes représenterait un effort disproportionné, par exemple pour les copropriétaires cités dans des procès-verbaux d'assemblée générale, la présente politique tient lieu d'information au sens de l'article 14 du RGPD. Lorsque cela est possible et proportionné, notamment pour les locataires dont le bail serait partagé avec un acquéreur, nous limitons la diffusion aux seules données nécessaires et vous invitons à informer les personnes concernées.

Second destinataire d'une alerte (« recherche à deux »)

Lors de la création d'une alerte, vous pouvez ajouter l'adresse e-mail d'une seconde personne afin qu'elle reçoive également les biens correspondant à votre recherche. Cette adresse n'est utilisée que pour l'envoi de ces alertes et n'est associée à aucune communication marketing. En ajoutant cette adresse, vous vous engagez à avoir recueilli l'accord de cette personne et à l'informer de ce traitement, dont la présente politique tient lieu d'information au sens de l'article 14 du RGPD. Cette adresse reste rattachée à la vôtre afin de pouvoir traiter toute demande relative aux droits de la personne concernée. Vous, comme la personne ajoutée, pouvez à tout moment arrêter l'alerte depuis le lien figurant dans chaque e-mail ou en nous contactant aux coordonnées ci-dessous.

15. Modifications

Nous nous réservons le droit, à notre seule discrétion, de modifier à tout moment la présente charte, en totalité ou en partie.
Vous serez informé(e) de cette publication par un message qui s’affichera lors de votre prochaine utilisation de notre Site.
Ces modifications entreront en vigueur à compter de la publication de la nouvelle politique de confidentialité. Votre utilisation du Site suite à l’entrée en vigueur de ces modifications vaudra reconnaissance et acceptation de la nouvelle charte. A défaut et si cette nouvelle charte ne vous convient pas, vous ne devrez plus accéder au Site.