Charges locatives en copropriété : ce que le locataire doit vraiment payer.

Saviez-vous que 70 à 80% des charges de copropriété peuvent être récupérées auprès du locataire ? Cette répartition, souvent source de confusion et de conflits entre propriétaire bailleur et locataire, est pourtant strictement encadrée par la loi.

Les charges locatives, également appelées charges récupérables sur le locataire, représentent l'ensemble des dépenses initialement payées par le propriétaire mais qui peuvent légalement être récupérées à titre de remboursement. Il s'agit notamment des frais d'entretien liés au chauffage collectif, à l'entretien des parties communes, à l'électricité des ascenseurs ou encore à la taxe d'enlèvement des ordures ménagères.

Cette répartition n'est pas laissée au hasard : elle est fixée avec précision par le décret n° 87-713 du 26 août 1987, qui établit une liste exhaustive des charges récupérables. Comprendre cette réglementation est essentiel pour éviter les litiges et garantir une relation sereine entre propriétaire et locataire, qu'il s'agisse d'une location vide ou d'une location meublée.

A savoir : Ces règles diffèrent de celles applicables aux charges locatives en monopropriété où un seul propriétaire gère l'ensemble des charges.

Qu'est-ce que les charges de copropriété ?

Les charges de copropriété correspondent à l'ensemble des dépenses nécessaires au bon fonctionnement et à l'entretien d'un logement collectif. Elles se divisent en deux grandes catégories, chacune ayant des règles de répartition spécifiques.

Les charges générales

Les charges générales concernent tous les copropriétaires sans exception. Elles comprennent :

• Les frais d'administration : honoraires du syndic, organisation des assemblées générales, gestion comptable par l'agence immobilière

• L'entretien courant : nettoyage des espaces communs, maintenance des équipements, petit matériel d'entretien

• La conservation de l'immeuble : travaux de gros œuvre, ravalement de façade, réfection de la toiture

Ces charges sont réparties au prorata des tantièmes de chaque lot, en fonction de la quote-part détenue par chaque propriétaire dans l'immeuble.

Les charges spéciales

Les charges spéciales ne concernent que les copropriétaires qui bénéficient effectivement des services financés. Elles incluent :

• Les services collectifs : gardiennage, système de sécurité, interphone, connexion internet collective

• Les équipements communs : ascenseur, chauffage central, production d'eau chaude sanitaire, éclairage des parties communes

Contrairement aux charges générales, leur répartition se fait selon l'utilité objective de chaque service pour chaque lot. Par exemple, un propriétaire du rez-de-chaussée ne paiera pas les charges d'ascenseur... sauf si celui-ci dessert le sous-sol où se trouve sa cave !

Charges récupérables vs charges non récupérables

Parmi ces charges de copropriété, certaines peuvent être récupérées auprès du locataire : ce sont les charges locatives récupérables. Elles représentent généralement 60 à 80% du total des charges.

Exemple concret : L'eau utilisée pour nettoyer les escaliers et halls d'entrée constitue une charge récupérable car elle profite directement au locataire. En revanche, L'électricité est-elle une charge récupérable sur le locataire ? Non, car il doit souscrire son propre contrat d'électricité.

Liste des charges récupérables selon le décret 87-713

Le décret n° 87-713 du 26 août 1987 établit de manière exhaustive la liste des charges de copropriété récupérables auprès du locataire. Cette liste, complétée par de nombreuses décisions de justice, constitue la référence légale incontournable pour déterminer ce qui peut ou ne peut pas être refacturé.

Tableau des charges récupérables par catégorie

Points essentiels à retenir

1. La règle des 40% et 75% pour les gardiens

Cette spécificité souvent méconnue détermine la part récupérable du salaire du gardien selon ses missions :

• 40% récupérable s'il ne fait que l'entretien des parties communes OU la gestion des poubelles

• 75% récupérable s'il effectue les deux tâches

2. La colonne "charges récupérables" sur les décomptesLa plupart des syndics indiquent directement sur les décomptes de charges une colonne spécifique mentionnant les montants récupérables. Cette information facilite grandement le calcul des provisions pour charges.

3. Les charges spécifiques aux copropriétés de maisonsDans le cas de copropriétés constituées de maisons individuelles, les charges communes sont limitées. Les charges récupérables se résument souvent à la seule taxe d'enlèvement des ordures ménagères.

Cette liste officielle constitue votre référence absolue. Toute charge non mentionnée dans ce décret reste automatiquement à la charge du propriétaire, sans exception possible.

Ce qui reste à la charge du propriétaire

Le principe est simple : tout ce qui ne figure pas dans la liste du décret 87-713 reste à la charge du propriétaire. Il s'agit principalement des dépenses d'investissement, de gros entretien et de réparations importantes qui dépassent le cadre de l'entretien courant.

Les gros travaux et réparations importantes

Les charges non récupérables comprennent notamment :

• Ravalement de façade et réfection des peintures extérieures

• Réfection de la toiture et réparation de charpente

• Remplacement de gros équipements (chaudière, pompe de chauffage, groupe électrogène)

• Mise aux normes des ascenseurs et réparations importantes

• Travaux d'isolation thermique ou phonique

• Rénovation complète des parties communes (sols, murs, plafonds)

Les frais administratifs et juridiques

Certains frais liés à la gestion de la copropriété restent également au propriétaire :

• Honoraires du syndic de copropriété

• Assurance de l'immeuble

• Frais d'assemblée générale (convocations, compte-rendu, vote)

• Honoraires d'avocat pour litiges de copropriété

• Diagnostic technique global (DTG) et audits énergétiques

Tableau de répartition propriétaire/locataire

Installations privatives

Pour les installations situées dans le logement même, la responsabilité du propriétaire s'étend aux :

• Remplacement des équipements (chauffe-eau individuel, radiateurs, robinetterie)

• Réparations importantes de plomberie ou d'électricité

• Mise aux normes des installations électriques ou de gaz

• Isolation des conduits et canalisations

Points d'attention particuliers

Les charges mixtes : Certaines charges peuvent être partiellement récupérables. Par exemple, les frais de gardien se répartissent entre propriétaire et locataire selon les tâches effectuées.

La preuve de la récupérabilité : En cas de doute, c'est au propriétaire de prouver qu'une charge est récupérable en se référant au décret. Les charges douteuses restent automatiquement à sa charge.

L'évolution dans le temps : Les gros travaux votés en assemblée générale restent au propriétaire, même s'ils bénéficient indirectement au locataire (isolation, ravalement...).

Cette répartition claire protège le locataire contre des charges abusives tout en responsabilisant le propriétaire sur l'entretien de son patrimoine immobilier.

Comment calculer les charges locatives ?

Le calcul des charges locatives varie selon le type de location et le régime choisi. En France, deux systèmes coexistent : le régime réel et le régime forfaitaire.

Le régime réel (locations vides)

Pour les locations vides, le régime réel s'applique automatiquement. Voici comment procéder :

Le principe de provision sur charges

1. Estimation des charges annuellesBasez-vous sur le dernier décompte de charges de copropriété. Les provisions sont généralement estimées à 75% du montant versé au syndic.

2. Calcul de la provision mensuelleDivisez le montant annuel estimé par 12 pour obtenir la provision mensuelle.

Exemple concret :

• Charges récupérables 2024 selon décompte syndic : 1 200 €

• Provision mensuelle : 1 200 € ÷ 12 = 100 €

• Le locataire paie donc 100 € de charges chaque mois

La régularisation annuelle

Une fois par an, comparez :

• Total des provisions versées par le locataire (12 × provision mensuelle)

• Charges réelles selon le décompte définitif du syndic

Trois cas possibles :

Cas 1 - Équilibre : Provisions = charges réelles → aucune régularisation

Cas 2 - Trop-perçu : Provisions > charges réelles → remboursement au locataire

• Exemple : 1 200 € de provisions vs 950 € de charges réelles = 250 € à rembourser

Cas 3 - Insuffisance : Provisions < charges réelles → complément à payer

• Exemple : 1 200 € de provisions vs 1 400 € de charges réelles = 200 € à réclamer

Le régime forfaitaire (locations meublées)

Pour les locations meublées, vous avez le choix entre régime réel et forfaitaire.

Avantages du forfaitaire

• Simplicité : montant fixe sans régularisation

• Prévisibilité pour locataire et propriétaire

• Gestion simplifiée

Comment fixer le forfait

• Basez-vous sur les charges du locataire précédent

• Estimez à partir des décomptes de charges récents

• Le montant ne doit pas être "manifestement disproportionné"

Exemple :Si les charges réelles moyennes sont de 80 €/mois, vous pouvez fixer un forfait entre 70 € et 90 €.

Révision du forfait

Le forfait peut être révisé chaque année dans les mêmes conditions que le loyer, généralement selon l'IRL (Indice de Référence des Loyers).

La régularisation annuelle des charges locatives

Comment régulariser les charges récupérables ? Cette étape obligatoire qui doit respecter une procédure précise.

Étapes de la régularisation

1. Obtention du décompte définitif

• Attendez le décompte final du syndic (généralement 2-3 mois après l'AG)

• Vérifiez la colonne "charges récupérables"

• Ajoutez la taxe d'ordures ménagères si nécessaire

2. Calcul de la régularisation

Formule : Charges réelles - Provisions versées = Régularisation

Exemple détaillé :

• Provisions versées : 12 × 85 € = 1 020 €

• Charges réelles récupérables : 920 €

• Taxe ordures ménagères : 150 €

• Total charges récupérables : 920 € + 150 € = 1 070 €

• Régularisation : 1 070 € - 1 020 € = 50 € à réclamer au locataire

3. Envoi des documents

Document 1 - Décompte détailléDétaillez chaque nature de charges :

• Chauffage collectif : 450 €

• Eau froide/chaude : 320 €

• Entretien parties communes : 150 €

• Ascenseur : 150 €

Document 2 - Mode de répartitionExpliquez comment les charges collectives sont réparties dans l'immeuble (tantièmes, nombre de lots...).

Document 3 - Note d'informationPour le chauffage et l'eau chaude, précisez le mode de calcul utilisé.

Délais légaux

• Envoi des documents : au moins 1 mois avant le paiement

• Délai de régularisation : avant le 31 décembre de l'année suivante

• Conservation justificatifs : 6 mois après envoi du décompte

Cas particulier : déménagement en cours d'année

En cas de départ anticipé :

• Demandez un arrêté intermédiaire au syndic

• Ou conservez 20% du dépôt de garantie jusqu'à la régularisation

Documents et justificatifs obligatoires

Depuis 2015, la transparence sur les charges locatives s'est renforcée avec de nouvelles obligations.

Les 3 documents obligatoires

1. Le décompte des charges locatives

Ce document doit présenter :

• Détail par nature : électricité, eau chaude, eau froide, ascenseur, entretien...

• Montants précis pour chaque poste

• Calcul de la régularisation (provisions - charges réelles)

Format recommandé :

Décompte charges 2024 - Appartement [numéro] - Chauffage collectif : 456,78 € - Eau froide/chaude : 234,56 € - Entretien p. communes : 123,45 € - Ascenseur : 78,90 € Total charges récupérables : 893,69 € Provisions versées : 960,00 € Trop-perçu à rembourser : 66,31 €

2. Le mode de répartition

Expliquez clairement :

• Base de répartition (tantièmes, quote-part, forfait...)

• Votre quote-part dans la copropriété

• Calcul spécifique pour certaines charges (ex: ascenseur selon étage)

3. La note d'information chauffage/eau chaude

Pour les systèmes collectifs, détaillez :

• Répartition des frais de chauffage

• Mode de calcul (compteurs individuels, répartiteurs...)

• Période de référence pour l'eau chaude

• Tarification appliquée

Justificatifs complémentaires

Sur demande du locataire, vous devez pouvoir fournir :

• Factures des prestataires (chauffage, entretien...)

• Contrats de maintenance

• Décompte syndic original

• Relevés de compteurs

Conservation et consultation

• Délai de conservation : 6 mois après envoi du décompte

• Modalités : courrier recommandé ou email avec accusé de réception

• Droit d'accès : le locataire peut consulter sur place ou demander copies

Sanctions en cas de manquement

L'absence de justificatifs peut entraîner :

• Refus de paiement légitime du locataire

• Action en justice pour obtenir les documents

• Annulation de la régularisation en cas de procédure incorrecte

Bon à savoir : Outre la gestion des charges, les propriétaires doivent aussi anticiper d'autres coûts comme le prix d'un permis de louer dans certaines communes. Il est aussi important de savoir quand faut-il demander le permis pour mettre en location pour éviter tout retard dans la mise en location de votre bien

Quand et comment payer les charges de copropriété ?

Le paiement des charges de copropriété suit un calendrier précis qu'il est important de respecter pour maintenir de bonnes relations locatives.

Périodicité des paiements

Paiements mensuels

• Les charges locatives se paient chaque mois avec le loyer

• Elles apparaissent séparément sur l'appel de loyer

• Format type : "Loyer : 800 € + Charges : 120 € = Total : 920 €"

• Virement automatique recommandé pour éviter les oublis

Régularisation annuelle

• Une seule fois par an, généralement entre janvier et mars

• Après réception du décompte définitif du syndic

• Délai de paiement : généralement 30 jours après réception du décompte

Cas particuliers à connaître

Étalement sur 12 mois

Si la régularisation n'a pas été effectuée avant le 31 décembre de l'année suivante :

• Le locataire peut exiger un paiement étalé sur 12 mois

• Droit applicable même en cas de charges importantes

• Évite les difficultés financières ponctuelles

Exemple : Une régularisation de 600 € en janvier 2026 pour les charges 2024 peut être étalée à 50 €/mois de janvier à décembre 2026.

Déménagement en cours d'année

Option 1 - Arrêté intermédiaire :

• Demande au syndic d'un décompte à la date de départ

• Régularisation immédiate au moment de l'état des lieux

• Coût supplémentaire (50-100 € généralement)

Option 2 - Conservation du dépôt :

• Rétention de maximum 20% du dépôt de garantie

• Régularisation lors de l'arrêté annuel

• Restitution du solde dans les 2 mois

Moyens de paiement

Payments acceptés :

• Virement bancaire (recommandé pour traçabilité)

• Chèque avec mention "charges locatives [mois/année]"

• Prélèvement automatique (pratique pour la régularité)

À éviter :

• Espèces (pas de preuve de paiement)

• Compensation avec le loyer sans accord écrit

Que faire en cas de litige sur les charges ?

Les litiges sur les charges locatives sont fréquents. Voici comment les résoudre efficacement.

Étapes de contestation

1. Vérification et dialogue

Avant toute action :

• Vérifiez vos calculs et les documents fournis

• Comparez avec le décompte de syndic original

• Contactez directement le propriétaire par écrit

• Demandez des explications détaillées

2. Contestation formelle

Si le dialogue n'aboutit pas :

• Lettre recommandée avec accusé de réception

• Motifs précis de contestation (charges non récupérables, erreurs de calcul...)

• Délai de réponse (généralement 1 mois)

• Pièces justificatives à l'appui

Modèle de contestation :

Objet : Contestation régularisation charges locatives 2024 Madame, Monsieur, Suite à réception de votre décompte du [date], je conteste la régularisation pour les motifs suivants : - Honoraires syndic imputés à tort : 150 € - Erreur calcul eau chaude : montant correct 245 € et non 295 € Je vous demande de rectifier ces erreurs et vous adresse copie du décompte original en annexe. Cordialement,

Recours disponibles

1. Conciliateur de justice (gratuit)

• Service public gratuit et accessible

• Médiation entre les parties

• Recherche de solutions amiables

• Durée : 2-3 mois en moyenne

Comment saisir :

1. Contacter la mairie ou le tribunal judiciaire

2. Remplir le formulaire de saisine

3. Joindre tous les justificatifs

4. Attendre la convocation

2. Commission départementale de conciliation (CDC)

• Spécialisée dans les litiges locatifs

• Gratuite et rapide (1-2 mois)

• Recommandations non contraignantes mais influentes

• Bonne préparation aux éventuelles procédures judiciaires

3. Tribunal judiciaire

En dernier recours :

• Assignation du propriétaire

• Frais d'huissier et d'avocat (parfois obligatoire)

• Durée : 6 mois à 2 ans

• Décision contraignante

Délais de prescription

Points essentiels :

• 3-5 ans pour réclamer des arriérés de charges

• Même délai pour contester un trop-perçu

• Point de départ : connaissance effective de l'erreur

• Conservation de tous les justificatifs recommandée

Conseils pour éviter les litiges

1. Transparence dès le départ : présenter clairement les charges dans le bail

2. Communication régulière : informer des évolutions en cours d'année

3. Justificatifs complets : toujours fournir tous les documents requis

4. Calculs vérifiés : double-contrôle avant envoi

5. Réactivité : répondre rapidement aux questions du locataire