Comment régulariser les charges récupérables ?

En tant que propriétaire, vous collectez chaque mois des provisions pour charges auprès de votre locataire. Une fois par an, vous devez comparer ces provisions aux dépenses réellement engagées : c'est la régularisation des charges locatives.

Cette étape obligatoire consiste à calculer la différence entre provisions payées et charges réelles. Selon le résultat, vous devrez soit réclamer un complément au locataire s'il a payé moins, soit le rembourser s'il a trop payé.

Ce guide vous explique comment identifier les charges récupérables, effectuer le calcul précis, communiquer avec le locataire et gérer les situations particulières comme la régularisation tardive ou après le départ du locataire.

Comprendre les charges récupérables

Les charges récupérables (ou charges locatives) sont des dépenses que le propriétaire peut légalement se faire rembourser par le locataire. Elles sont définies par l'article 23 de la loi du 6 juillet 1989 comme des "dépenses d'entretien courant et des menues réparations sur les éléments d'usage commun de la chose louée".

Contrairement aux charges non récupérables (grosses réparations, travaux d'amélioration, frais de gestion) qui restent à la charge exclusive du propriétaire, les charges récupérables concernent l'usage quotidien du logement.

Types de charges récupérables

La liste complète des charges récupérables est fixée par le décret n° 87-713 du 26 août 1987.

👉 Pour plus de détails, consultez nos articles sur les charges locatives en copropriété et les charges locatives en monopropriété.

Note importante : Si l'électricité peut être répercutée sur le locataire dépend du type de location et de certaines conditions spécifiques.

Charges au réel ou forfait ?

Deux systèmes existent pour la gestion des charges locatives : au réel ou au forfait. Votre choix dépendra du type de location et aura un impact direct sur l'obligation de régularisation.

Location vide

En location vide, les charges sont obligatoirement au réel, sauf en colocation où un forfait peut être convenu. Cela implique :

• Versement mensuel d'une provision pour charges

• Régularisation annuelle obligatoire

• Fourniture des justificatifs de dépenses au locataire

Location meublée

En location meublée, le propriétaire a le choix :

• Charges au réel : même principe que la location vide

• Charges forfaitaires : montant fixe défini dans le bail,

  sans régularisation possible

Avantages et inconvénients

Charges au réel :

• ✅ Facturation exacte des dépenses

• ✅ Possibilité d'ajuster les provisions

• ❌ Gestion administrative plus lourde

• ❌ Risque de contestation lors de la régularisation

Charges au forfait (location meublée uniquement) :

• ✅ Simplicité de gestion

• ✅ Aucune régularisation à effectuer

• ❌ Risque de perte si les charges réelles dépassent le forfait

• ❌ Indexation limitée à celle du loyer (indice IRL)

Important : Avec un forfait de charges, le propriétaire ne peut jamais réclamer de complément, même en cas de consommation excessive ou de hausse des prix.

Quand régulariser les charges locatives ?

La régularisation des charges locatives doit s'effectuer une fois par an pour les locations avec charges au réel, qu'il s'agisse d'un appartement ou d'un logement vide. Voici les points essentiels à connaître pour votre investissement locatif :

Moment optimal pour l'envoi du décompte

Le moment idéal pour régulariser est dès réception du décompte définitif de copropriété, généralement en janvier pour l'exercice précédent (année civile). La loi vous impose d'informer le locataire d'un appartement au moins un mois avant de procéder à la régularisation de charges. Vous pouvez transmettre ce document par mail ou par voie postale.

Délai légal à respecter selon le contrat de location

Depuis la loi ALUR, pour les baux signés après le 27 mars 2014, vous disposez d'un délai de prescription de 3 ans pour régulariser les charges locatives. Ce délai court à partir de la date de réception des justificatifs (généralement le décompte du syndic) et non de la date de paiement des provisions ou du versement de la caution.

Cette réglementation s'ajoute aux autres obligations du propriétaire bailleur. Dans certaines communes, vous devez également respecter les délais pour demander un permis de louer. Découvrez l'article : Quand faut-il demander le permis pour mettre en location pour éviter tout retard dans vos démarches.

Conséquences d'une régularisation tardive au cours du bail

Si vous effectuez une régularisation plus d'un an après la date d'exigibilité des charges à payer :

• Le locataire peut exiger un étalement du paiement sur 12 mois

• Vous ne pouvez pas appliquer la clause résolutoire du bail en cas de non-paiement

• Vous risquez des questions ou contestations sur la dernière régularisation

Conseil : N'attendez pas décembre pour régulariser. Une régularisation annuelle régulière permet d'éviter les erreurs et maintient une relation de confiance avec votre locataire. Votre agence immobilière peut vous aider dans cette fonction.

Comment calculer la régularisation des charges locatives ?

Le calcul de régularisation est simple dans sa forme : comparer les charges réelles aux provisions versées. Voici la méthode pas à pas pour le décompte des charges :

Formule de base pour établir le décompte de charges

Montant de la régularisation = Charges réelles récupérables auprès du locataire - Montant de la provision versée en avance

Si le résultat est positif : le locataire doit vous verser un complément en euroSi le résultat est négatif : vous devez rembourser le locataire, au contraire de la condition habituelle

Calcul détaillé pour un bien en immeuble collectif

• Identifiez les charges récupérables dans le décompte annuel fourni par votre syndic

• Calculez votre quote-part pour chaque type de charges selon les tantièmes de votre lot

• Additionnez toutes les charges récupérables liées à l'exploitation de l'immeuble

• Ajoutez la TEOM (Taxe d'Enlèvement des Ordures Ménagères) visible sur votre taxe foncière

• Incluez les dépenses de production d'eau chaude sanitaire et de chauffage

• Soustrayez le total des provisions versées par le locataire

Exemple de calcul avec tableau (pour référence)

En ajoutant la TEOM (ex: 57 €), le total des charges récupérables est de 1 280,08 €.

Si le locataire a versé 90 € de provisions mensuelles (1 080 € annuels) comme estimation de la provision, il doit régler la différence : 200,08 €

Calcul au prorata temporis pour une période maximum

Pour un locataire présent une partie de l'année seulement :

Charges proratisées = Charges annuelles × (nombre de jours d'occupation ÷ 365)

Astuce : Pour les calculs complexes, remplir chaque ligne et colonne dans un tableur ou utiliser un outil de gestion locative spécialisé qui automatisera ces opérations.

Les étapes de la régularisation des charges locatives

La régularisation des charges nécessite une approche méthodique pour respecter les obligations légales. Voici les étapes essentielles pour votre dossier :

1. Collecte des justificatifs et factures précédentes

• Rassemblez le décompte annuel de charges de copropriété

• Récupérez l'état de répartition des charges (tantièmes par lot)

• Identifiez la TEOM sur votre avis de taxe foncière

• Listez les autres dépenses récupérables payées directement (ex: entretien des espaces extérieurs)

• Relevez les données de consommation du compteur d'eau de chaque appartement

2. Calcul des charges récupérables selon Service Public

• Identifiez les charges exclusivement récupérables (frais généraux, entretien des parties communes)

• Calculez la quote-part de chaque charge pour votre lot

• Additionnez l'ensemble pour obtenir le montant total des charges récupérables

• Comparez avec les provisions déjà versées par le locataire d'un appartement

3. Préparation du décompte de charges pour le logement vide

• Établissez un décompte détaillé par nature de charges

• Si vous êtes en immeuble collectif, préparez une note sur le mode de répartition entre locataires

• Pour le chauffage collectif et la fourniture d'eau chaude, incluez les modalités de calcul spécifiques

• Vérifiez que toute redevance ou produit est correctement mentionné

4. Information au locataire relative au contrat de location

• Envoyez au locataire le décompte des charges au moins un mois avant la régularisation

• Conservez une preuve d'envoi (email, courrier recommandé)

• Indiquez clairement le solde (à payer ou à rembourser)

• Précisez la date d'exigibilité du paiement (possibilité de régularisation trimestrielle)

5. Mise à disposition des justificatifs pour fournir toutes les données

• Tenez l'ensemble des pièces justificatives à disposition du locataire pendant 6 mois

• Organisez ces documents de façon à pouvoir les présenter facilement en cas de demande

• Le locataire peut les consulter mais n'a pas droit à des copies (sauf demande spécifique)

• Prévoyez un espace pour répondre aux questions sur la dernière régularisation effectuée

6. Régularisation financière à faire au propriétaire bailleur

• En cas de solde positif : encaissez le paiement du locataire

• En cas de solde négatif : remboursez le locataire

• Émettez une facture ou quittance spécifique pour cette régularisation

Important : Documentez précisément chaque étape de la régularisation des charges locatives. En cas de contestation, vous devrez être en mesure de justifier l'ensemble de vos calculs et démarches.

Modèle de lettre pour la régularisation

Voici un modèle de lettre complet pour notifier la régularisation des charges à votre locataire. Cette lettre doit être envoyée au moins un mois avant d'effectuer la régularisation effective.

[Vos nom et prénom] [Votre adresse] [Votre téléphone/email]

[Nom et prénom du locataire] [Adresse du logement loué]

À [Lieu], le [Date]

Objet : Régularisation annuelle des charges locatives

Madame, Monsieur,

En tant que propriétaire du logement situé au [adresse complète du logement], que vous occupez depuis le [date de début du bail], je vous informe par la présente de la régularisation annuelle des charges locatives.

Période concernée : du [date de début] au [date de fin]

Détail de la régularisation : - Montant total des provisions versées sur la période : [montant] € - Montant total des charges réelles récupérables : [montant] € - Différence à [régulariser/rembourser] : [montant] €

[OPTION 1 - si solde en faveur du propriétaire] Je vous remercie de bien vouloir me régler cette somme de [montant] € dans un délai d'un mois à compter de la réception de ce courrier, soit par virement bancaire sur mon compte habituel, soit par chèque à mon ordre.

[OPTION 2 - si solde en faveur du locataire] Je vous rembourserai cette somme de [montant] € par [virement/chèque/déduction sur votre prochain loyer] dans les prochains jours.

[OPTION 3 - ajustement des provisions] Suite à cette régularisation, et afin d'éviter un écart trop important l'année prochaine, la provision mensuelle pour charges sera désormais fixée à [nouveau montant] € à compter du [date], en supplément du loyer.

Conformément à la loi, vous trouverez ci-joint le décompte détaillé par nature de charges. L'ensemble des pièces justificatives des dépenses est tenu à votre disposition pendant six mois à compter de l'envoi de ce courrier. Vous pouvez les consulter [préciser le lieu : à mon domicile/au bureau du syndic/etc.] sur rendez-vous.

Je reste à votre disposition pour tout renseignement complémentaire et vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.

[Signature]

Points importants à inclure dans votre lettre

• ✅ Identification précise de la période concernée

• ✅ Montant détaillé des provisions et des charges réelles

• ✅ Différence exacte à payer ou à rembourser

• ✅ Mention des justificatifs disponibles pendant 6 mois

• ✅ Si vous modifiez le montant des provisions futures, indiquez clairement le nouveau montant et sa date d'application

Conseil : Sans être obligatoire, l'envoi en recommandé avec accusé de réception peut être judicieux pour les régularisations importantes ou en cas de relations tendues avec le locataire.

Mieux anticiper les charges de l'année suivante

La régularisation annuelle est le moment idéal pour réévaluer les provisions mensuelles demandées à votre locataire. Une bonne anticipation vous évitera d'avancer trop d'argent et limitera les régularisations importantes.

Analyser les tendances d'évolution

• Comparez les charges réelles sur plusieurs années consécutives

• Identifiez les postes qui connaissent des hausses régulières (énergie, eau)

• Tenez compte des augmentations annoncées des prix (gaz, électricité, services)

• Observez les variations saisonnières (chauffage plus élevé certains hivers)

Calculer une provision ajustée

Une formule simple pour déterminer une provision mensuelle adéquate :

Nouvelle provision mensuelle = (Charges réelles de l'année écoulée × Facteur d'évolution) ÷ 12

Où le facteur d'évolution est généralement compris entre 1,02 et 1,05 (augmentation de 2% à 5%).

Facteurs exceptionnels à considérer

• Travaux programmés en copropriété qui impacteront les charges

• Changements réglementaires (nouvelles taxes, normes énergétiques)

• Modifications du logement ou de ses équipements

• Changements dans la composition du foyer du locataire

Communiquer avec votre locataire

• Expliquez clairement les raisons de l'ajustement des provisions

• Fournissez un comparatif entre anciennes et nouvelles charges

• Montrez que cette révision est dans l'intérêt des deux parties (éviter une régularisation importante)

• Formalisez ce changement dans un avenant ou une notification écrite

Conseil pratique : Une augmentation des provisions de 5 à 10% est généralement bien acceptée par les locataires si elle est justifiée par l'évolution réelle des charges constatée lors de la régularisation.

Réajuster la provision pour charges

Après avoir effectué la régularisation, vous pouvez modifier le montant des provisions collectées mensuellement. Bien que non obligatoire, cet ajustement est recommandé pour éviter des écarts trop importants lors des futures régularisations.

Quand réajuster les provisions ?

• Lorsque l'écart entre provisions et charges réelles dépasse 20%

• En cas de hausse significative des tarifs des services (énergie, eau)

• Suite à des travaux dans la copropriété impactant les charges

• Après un changement d'équipements (chaudière, compteurs individuels)

Procédure de réajustement

1. Calculez le nouveau montant mensuel basé sur les charges réelles

2. Notifiez le locataire par écrit du montant ajusté

3. Précisez la date d'application du nouveau montant

4. Justifiez cette modification en détaillant les postes concernés

Aspects juridiques

• Le réajustement ne nécessite pas d'avenant au bail (contrairement à une révision de loyer)

• La notification peut se faire dans le courrier de régularisation

• Le nouveau montant doit apparaître clairement sur les quittances de loyer

• Il n'existe pas de plafond légal d'augmentation des provisions

Exemple de notification

Suite à la régularisation des charges pour l'année [année], et conformément à l'article 23 de la loi du 6 juillet 1989, je vous informe que la provision mensuelle pour charges sera ajustée à [montant] € à compter du [date]. Cette réévaluation de [x%] est justifiée par l'augmentation des coûts constatée sur [préciser : chauffage, eau, etc.] et permettra d'éviter une régularisation importante l'année prochaine.

Attention : Si le locataire conteste ce réajustement, proposez-lui de consulter les justificatifs des charges et expliquez votre méthode de calcul de manière transparente.

Cas particuliers et situations spécifiques

Régularisation après le départ du locataire

Lorsque le locataire quitte le logement, la régularisation des charges peut poser problème car vous n'aurez peut-être pas encore reçu le décompte définitif.

Retenue sur le dépôt de garantie

• Vous pouvez conserver légalement jusqu'à 20% du dépôt de garantie pour couvrir la future régularisation

• Cette retenue doit être mentionnée explicitement dans l'état des lieux de sortie

• Le solde du dépôt doit être restitué dans un délai de 1 mois (état des lieux conforme) ou 2 mois (état des lieux non conforme)

Calcul au prorata temporis

Pour un locataire parti en cours d'année, calculez les charges au prorata de sa présence :

Charges dues = Charges annuelles récupérables × (Nombre de jours d'occupation ÷ 365)

Clause de renonciation

• Pour simplifier la gestion, vous pouvez insérer dans le bail une clause de renonciation mutuelle à la régularisation après départ

• Cette clause évite de devoir rechercher l'ancien locataire pour de petits montants

• Attention : certains juges peuvent considérer cette clause comme abusive si elle est déséquilibrée

Retrouver un ancien locataire

Si vous devez contacter un ancien locataire pour une régularisation importante :

• Utilisez ses coordonnées de contact fournies lors de l'état des lieux de sortie

• Envoyez un courrier à sa nouvelle adresse s'il vous l'a communiquée

• En dernier recours, vous pouvez solliciter un huissier pour le retrouver

Régularisation tardive

Une régularisation est considérée comme tardive lorsqu'elle intervient plus d'un an après la date d'exigibilité des charges (généralement la date de réception du décompte annuel).

Délai de prescription

• Depuis la loi ALUR, vous disposez d'un délai de 3 ans pour réclamer des charges impayées

• Ce délai court à partir de la date de réception des justificatifs (arrêté des comptes)

• Passé ce délai, vous ne pouvez plus réclamer ces sommes

Droits du locataire

Face à une régularisation tardive, le locataire bénéficie de protections :

• Droit d'exiger un étalement du paiement sur 12 mois sans frais

• Impossibilité pour le bailleur d'appliquer la clause résolutoire du bail

• Droit à une information complète sur les charges et leur calcul

Risques juridiques

• Une régularisation trop tardive peut être jugée déloyale si elle crée une surprise financière importante

• Le juge peut annuler la régularisation ou la réduire si elle résulte d'une négligence du bailleur

• Plusieurs cas de jurisprudence ont invalidé des régularisations tardives de plusieurs années

Jurisprudence : La Cour d'appel de Riom a confirmé qu'une régularisation tardive ne justifie pas l'annulation complète de la provision pour charges (CA Riom, 2023).

Gestion des impayés de charges

Lorsque le locataire ne règle pas le montant de la régularisation, vous disposez de plusieurs recours.

Options de recouvrement

• Lettre de relance simple puis mise en demeure

• Proposition d'un échéancier de paiement si difficultés temporaires

• Saisine de la commission départementale de conciliation

• Recours au tribunal en cas d'échec des démarches amiables

Appel au garant

• Si le bail comporte un garant solidaire, vous pouvez lui réclamer directement le paiement

• Vérifiez que l'acte de cautionnement mentionne explicitement les charges locatives

• Le garant bénéficie des mêmes droits que le locataire (consultation des justificatifs)

Poursuites contre un ancien locataire

Pour les régularisations importantes (>1000€) après départ :

• Envoyez une mise en demeure par lettre recommandée

• En l'absence de réponse, vous pouvez engager une procédure judiciaire

• Évaluez le rapport coût/bénéfice : les frais de procédure peuvent dépasser le montant réclamé

Conseil pratique : Si vous venez d'acquérir un bien dans une zone soumise au permis de louer, n'oubliez pas que cette obligation aura un impact sur votre budget. Renseignez-vous sur le prix d'un permis de louer pour intégrer ce coût dans vos calculs de charges et de rentabilité.